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Una utopía para muchos y una realidad para pocos: si bien todavía no existen, en Argentina, oficinas sin papel, hoy muchas empresas han logrado disminuir drásticamente la utilización de este costoso recurso.
Muchos creen que digitalizando se imprimirá menos, otros hablan de impresión bajo demanda.
Lo cierto es que el hecho de bajar el consumo de papel y así lograr ahorros relacionados con el output, el consumo de impresiones, copias y faxes, es más un tema cultural apoyado por herramientas tecnológicas, que los servicios y los productos que la industria relacionada con la producción de documentos de oficina nos brinda hoy.
¿Pero si es cultural podemos cambiarlo?
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Si, poder podemos, pero debemos hacernos algunas preguntas antes, como de donde obtienen mis empleados la información para trabajar.
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Tenemos los recursos tecnológicos necesarios, que la industria nos brinda.
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Con que niveles de seguridad trabajamos y si compartimos el conocimiento adecuadamente dentro de nuestra estructura.
Estas son algunas cuestiones a tener en cuenta para bajar costos y controlar debidamente la producción de documentos dentro de las oficinas de nuestras compañías.
Los documentos provienen de diferentes fuentes cerca del 20% los podemos adquirir de procedencia electrónica, un 40% reflejan los procesos de la empresa. Un 25% seguramente tienen que ver con comunicaciones a clientes y el 15% restante son producto de trabajo individual de los empleados, para poder llevar adelante las tareas que se le asignan. Teniendo en cuenta esto, es que podemos pensar en la instalación de un software que evalúe el trabajo de impresión de la oficina y controlemos el copiado y el faxeo, teniendo en cuenta la producción y los picos horarios de trabajo de dichos equipos.
Una vez que sepamos el comportamiento del volumen de documentos, de donde procede su producción, la productividad documental de los sectores y el desempeño del equipamiento actual, debemos relevar los aplicativos de cada sector y los servicios que cada sector utiliza y requiere, sus expectativas son un valor esencial para la mejora de los procesos.
Conociendo el volumen el primer dato a tener en cuenta es la coincidencia de este con las compras de papel (1). Reconociendo el flujo productivo, puedo evaluar la operatividad de cada empleado, si los documentos corresponden a tareas habituales, si son color o monocromáticos y el desempeño de los sectores y su productividad documental con respecto al valor que cada sector agrega a la compañía. Esto se debe comparar con los procesos actuales y las expectativas recabadas en el relevamiento (2).Otra parte del relevamiento es el de los activos, se debe tener en cuenta su ubicación y estado, su actualidad y desempeño. Así también como su costo operativo y las expectativas de los usuarios con respecto al sistema (3).
1.- Flujo de la utilización y consumo de papel si ambos datos son iguales, se pueden generar compras pautadas para mejorar precios. Además puedo estandarizar formatos y adaptar documentos a los formatos de mejor precio. De no coincidir se deben analizar los desvíos y corregir, para poder estandarizar y mejorar procesos.
2.- Los diferentes softwares de tracking de impresiones, brindan diferentes utilidades y estadísticas, desde cuanto imprime cual empleado y a que hora. Cuanto cada equipo o sector, etc. En realidad se trata de obtener un tablero comando que me permita identificar procesos erróneos, equívocos y la mala utilización de los recursos o simplemente su adecuada explotación. Se deben corregir todos los desvíos y de esta forma obtendré el mejor parámetro de uso de los equipos a disposición, para lograr una fotografía, una visión estática de 30 días aproximadamente para evaluar cambios en base a expectativas y procesos a mejorar.
3.- Al concluir el relevamiento de activos, cerraré datos de por que tal o cual expectativa no se cumple en los empleados por sector o por equipo, cual sería el indicado para mejorar costos o procesos y elegir así una nueva plantilla de activos y un modelo de explotación adecuado a los procesos.
Habiendo realizado este modelo de consultoría es que podemos empezar por contratar un relevamiento documental para comenzar a digitalizar documentos, evaluar luego un software para indexación de las imágenes obtenidas y una herramienta de búsqueda de documentos para compartir el conocimiento dentro de la organización y así utilizar los recursos de impresión, copiado, exploración y faxeo; debidamente y en pos de la mejora de costos y procesos. Si llevamos estos pasos adelante, seguramente obtendremos una mejor explotación de recursos y el papel disminuirá en nuestras oficinas.
Si desea informarse más contáctenos y obtenga información de nuestro servicio de consultoría de Oficina Inteligente.
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